發(fā)電企業(yè)的組織機構主要是圍繞財務、人力資源和發(fā)電生產(chǎn)管理設置的，而對于工作環(huán)境管理的優(yōu)化提升(如樓宇安全監(jiān)控、人員身份管理等)這些新的管理方式的基礎建設，由于超出了一般傳統(tǒng)的工作內(nèi)容，大多尚無明確的機構職責分工，于是很自然地劃歸為信息化項目了。

   “人員身份識別管理信息系統(tǒng)”項目概述

   發(fā)電公司內(nèi)部職工以及與合作方、承包商等人員的往來和交流活動十分頻繁，為有效提升內(nèi)部員工和外來訪客等身份的信息化管理，有必要統(tǒng)一建立人員身份識別管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)公司本部及各個相關單位生產(chǎn)和辦公區(qū)域人員的出入受控，進一步實現(xiàn)人員安全身份識別的科學化、規(guī)范化、信息化。

   項目的設計核心是實施電子卡、指紋、密碼等方式的門禁系統(tǒng)，部署訪客管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對內(nèi)部員工、外來人員的身份識別管理。同時結合單位需求，以身份識別系統(tǒng)的出入記錄為依據(jù)，建設相應考勤管理系統(tǒng)。未來還可根據(jù)需要對現(xiàn)有門禁及消費系統(tǒng)進行升級改造，逐步實現(xiàn)公司系統(tǒng)人員安全身份識別“一卡通”管理。

   公司項目立項后，由于涉及安全、人員管理、設備與系統(tǒng)開發(fā)等多方面工作，項目組織和分工職責一時暫難確定，由信息部門先進行前期的技術調(diào)研與方案設計，啟動建設。

   項目伊始，根據(jù)公司項目管理辦法規(guī)定，信息部門提出了保證質量和進度的幾點措施建議。先試點，成功后再逐步擴大實施;保證項目有序進行，統(tǒng)一公司卡片風格;成立項目實施組織機構等。同時建議在項目實施過程中，嚴格進行項目質量、進度監(jiān)督，對發(fā)現(xiàn)的問題要加強協(xié)調(diào)、及時解決。

   實施中的問題分析

   由于門禁系統(tǒng)屬于比較特殊的樓宇控制設備行業(yè)，不同于企業(yè)計算機信息設備范疇，參與項目的信息部門人員缺乏相應的技術經(jīng)驗。項目前期技術調(diào)研收集資料，主要對相關制造商及產(chǎn)品進行分析工作，其中一些技術細節(jié)，在短時間內(nèi)無法全面了解(如刷卡規(guī)格、指紋機等的設計和制造工藝)，使得后來需求變更時引起相應的設備型號更換，項目進度推遲，增加了時間成本?？梢?，應該事先充分做好需求分析研究，減少頻繁變更，提高設備性能的覆蓋率和適應性。

   在項目實施中，除設備平臺的選擇外，項目其他工作內(nèi)容均與公司管理制度密切關聯(lián)(如確定身份識別類型、卡片樣式、權限劃分、訪客管理記錄等)，因此必須有明確的執(zhí)行部門分工。由于公司在項目的牽頭部門、參與部門和職責分工方面責任不清，使得設備選型招標后，供應商在開展現(xiàn)場需求分析和有關合同反饋征詢時，面臨在合同簽訂、付款流程、現(xiàn)場施工等重要環(huán)節(jié)遲遲得不到信息反饋，工作進度和積極性受到很大影響(直到公司召開由多部門的協(xié)調(diào)會，確定了項目各方分工職責之后，項目才得以繼續(xù)推進，從2011年1月啟動，截至同年10月，完成了項目試點中卡機設備安裝、人員進出刷卡)?？梢姡椖繄?zhí)行的部門分工和各自職責必須明確，且各部門需認真貫徹公司的管理制度。

   在項目執(zhí)行過程中，需求不斷提出變更，配套管理制度卻不能及時到位，這也導致計劃無法按節(jié)點進行管理。門禁系統(tǒng)的設計，大到涉及現(xiàn)有樓宇、門衛(wèi)室改造、線纜敷設，小到卡片樣式設計、刷卡機、通道型號等，這些需求在項目實施過程中都出現(xiàn)過變更。在“非典型信息化項目”中，由于項目涉及專業(yè)范圍廣，技術復雜，需要有相應的配套管理制度。事實證明，有一家試點單位，由于人力資源部制定了卡務、考勤、訪客、消費管理制度，于是相關模塊能夠順利投入運行。而另一試點單位由于制度不到位，造成部分模塊無法投用。可見，配套的管理制度不可或缺。